Informação preliminar
Em breve veremos, juntos, como funciona o serviço Legalinvoice da InfoCert. Mas, primeiro, deixe-me dar algumas informações gerais sobre o fatura eletronica e seu uso.
Partindo 1 janeiro 2019, a faturação eletrónica é obrigatória para as empresas, empresas em nome individual, autônomos e números de contribuinte que sejam residentes ou tenham domicílio na cidade. Diz respeito à emissão e recepção de faturas de e para particulares (faturação B2B) e Administrações Públicas (faturação B2G). Só estão isentos da obrigação aqueles que operam em regime de tarifa fixa, regime mínimo ou regime de vantagens, associações desportivas amadoras com rendimentos até 65.000 euros anuais, médicos e farmacêuticos que já tenham a obrigação de transmissão de dados para o sistema TS. (cartão de saúde), os agricultores em regime especial e os que vendem bens ou prestam serviços a cidadãos não comunitários e não residentes na cidade.
Com Legalinvoice by InfoCert é possível gerir toda a fase de faturação relativa a particulares (B2B) e Administrações Públicas (B2G) agindo através de um conveniente painel Web, portanto, directamente a partir do navegador (por exemplo cromo, Firefox o Safári) sem instalar nenhum aplicativo ou plug-in adicional em seu computador.
As faturas emitidas são enviadas para Sistema de troca (SDI) gerido pela Agência de Receitas - e, portanto, para os destinatários finais - até ao termo da liquidação do IVA, para que os clientes que operam mensalmente possam enviar faturas datadas de janeiro (em qualquer data) até 15 de fevereiro e os clientes que operam em um mensalmente trimestralmente pode enviá-los respeitando o prazo de 15 de abril.
Para receber faturas, no entanto, você deve usar o Código do Destinatário: um código alfanumérico composto por 7 caracteres atribuídos pelo Exchange System a sujeitos que possuem um canal de recepção credenciado (como o InfoCert) e que, em nome do cessionário / cliente, recebem a fatura eletrónica do ES e encaminha-a ao destinatário o final. O Código do Destinatário InfoCert é XL13LG4 e, além de ser comunicado aos fornecedores, deve ser cadastrado na Agência Fiscal, para que possa receber a nota fiscal eletrônica diretamente no seu painel privado.
Conforme indicado na norma, há uma obrigação de armazenamento digital de notas fiscais eletrônicas. As faturas vêm acompanhadas, de facto, dos recibos de tomada a cargo e aceitação do Sistema de Intercâmbio (SDI), que têm valor legal e devem ser guardados juntamente com a fatura. A Fatura Legal também oferece esta função que permite a preservação digital tanto das faturas quanto das notificações relativas às comunicações com o Sistema de Câmbio.
Finalmente, uma pequena nota relacionada a requisitos de hardware e software necessário para usar a fatura legal. Como é, como já foi mencionado, um serviço baseado na Web, Legalinvoice funciona em todos os principais navegadores da Web sem a necessidade de plug-ins externos ou requisitos de hardware especiais. Mais detalhadamente, os navegadores compatíveis com o serviço são os seguintes.
- Chrome 15 e depois.
- Firefox 15 e depois.
- Safari 5 e depois.
- Internet Explorer 10 e depois.
- Opera 12 e depois.
Nem mesmo a assinatura digital é necessária, pois o InfoCert se configura como intermediário de cobrança e assina as notas fiscais com sua própria assinatura massiva automática e as envia para o Sistema de Câmbio (SDI) administrado pela Agência Fiscal.
Planos de fatura legal e preços
Antes de ir ao fundo do tutorial e descobrir, juntos, como usar a fatura legal da InfoCert, parece correcto mostrar-lhe as versões do serviço disponíveis e os preços relativos.
- Fatura legal INICIAR - é a solução ideal para artesãos, comerciantes, agricultores e números de IVA que atualmente produzem faturas manualmente ou com Word ou Excel, não possuem um software ou programa de emissão de faturas (gestão, contabilidade ERP, etc.) e sim dependem em um intermediário para contabilidade. Ele permite que você gerencie todo o processo de faturamento de e para o PA e pessoas físicas (B2B). Oferece funções de emissão de notas fiscais (com controle, assinatura e envio automático de notas fiscais eletrônicas para o sistema SdI da Agência Fiscal, com acompanhamento dos resultados), orçamentos, DDT, cronograma, painel de controle, verificação, contabilidade e recepção funções exportação exportação de notas fiscais por meio de um canal intermediário credenciado pela InfoCert ou por meio de sua própria conta PEC InfoCert. Oferece ainda armazenamento e visualização automática de acordo com a legislação de notas fiscais eletrônicas B2B ativa e passiva e notas fiscais PA "Aceito" e "Prazo". Pode experimentá-lo gratuitamente durante 6 meses, após o qual custa 4 euros / mês + IVA (faturado anualmente) e inclui 200 faturas por ano, enviadas ou recebidas através do SdL Interchange System da Agenzia dell'Entrate. O armazenamento e a assinatura da fatura estão incluídos no preço. Mais informações aqui.
- Legalinvoice PRO - é a solução ideal para realidades econômicas de médio porte (negócios, empresas, firmas estruturadas) que, embora já possuam um software de gestão ou ERP para a geração de faturas em PDF ou já em formato XML-PA, deve fazer uso de um ferramenta especializada para gestão B2B, não querem ou não podem modificar seu software de faturamento e fluxos de trabalho atuais e / ou têm casos particulares e sofisticados de notas fiscais eletrônicas para emitir. Oferece todas as vantagens do Legalinvoice START, além da importação pontual e massiva de notas fiscais em PDF ou XML geradas por sistemas ERP, um painel completo para carregar, conferir e verificar dados e uma função para exportação massiva de dados e notas fiscais. Pode experimentá-lo gratuitamente durante 6 meses, após o qual custa 7 euros / mês + IVA (faturado anualmente) mas na promoção também pode pagar metade do preço. Inclui 400 documentos (faturas, notas de crédito, etc.) enviados ou recebidos através do Interchange System (SdI) da Agenzia dell'Entrate. Mais informações aqui.
Os serviços Legalinvoice START e Legalinvoice PRO estão disponíveis em duas variantes: uma para empresas e números de IVA e um para intermediários (contadores, consultores trabalhistas, etc.) que podem, assim, comprar utilidades para si e para seus clientes e compartilhar de forma privada os dados inseridos (faturas, notas de crédito e assim por diante).
Além disso, deve-se observar a disponibilidade da promoção Starter Kit di Infocert, que inclui PEC, Nota Fiscal Eletrônica e Assinatura Eletrônica. Mais informações sobre isso estão disponíveis no site oficial da InfoCert.
Nota: A Fatura Legal prevê a reposição do armazenamento das faturas enviadas à Administração Pública através do sistema pelo prazo de 10 anos. Caso decida não renovar a taxa de assinatura do serviço, você pode baixar o que foi enviado para o armazenamento por meio da função apropriada disponível no aplicativo antes de encerrar o serviço.
Como ativar a Nota Fiscal
Agora que você conhece todas as funcionalidades da Nota Fiscal da InfoCert, pode agir e ativar a versão do serviço que você mais prefere. Ligue-se, portanto, ao site oficial da Nota Fiscal Legal e opte por adquirir de imediato uma solução à sua escolha Fatura legal INICIAR e Legalinvoice PRO ou se deseja ativar um 6 meses de teste grátis.
Se preferir experimentar Fatura legal START o PRO grátis por 6 mesi, clique no item relevante no site oficial do serviço e faça login na sua conta InfoCert. Se você ainda não possui uma conta, clique no botão Conta Crea un e preencha o formulário que é proposto a você com o seu email address e senha que você deseja usar para fazer login.
Em seguida, marque a caixa eu não sou um robô e escolha se dar consentimento ou não para atividades de marketing usando as caixas apropriadas localizadas na parte inferior da página. Feito isso, clique no botão Registros seguir em frente.
Agora, pressione o botão Preencher a Solicitação de Ativação e escolha se ativar a fatura legal gratuitamente por 6 meses no endereço de e-mail que você indicou durante o registro ou em outro endereço de email, digitando-o no campo de texto apropriado e pressionando o botão Permitir.
Depois de fazer a sua escolha, preencha o formulário que lhe é proposto com os seus dados pessoais. Em seguida, use o menu suspenso Atividade para indicar se você é um privado, A 'empresa, tem profissional, você é parte do PA ou você é membro de umAssociaçãoe forneça o restante das informações solicitadas: nome da empresa, código fiscal ou número de IVA, endereço, email, celular, nome, sobrenome e código fiscal do requerente e assim por diante.
Escolha, neste ponto, se dar consentimento para atividades de marketing usando as caixas apropriadas localizadas na parte inferior da página e clique em para a frente. Em seguida, especifique oemail address onde receber a confirmação da ativação do serviço e clicar no botão para a frente duas vezes seguidas.
Agora você deve escolher como solicitar a ativação da Nota Fiscal: via assinatura digital, usando o programa Dique (sobre o qual também falei em meu tutorial sobre como abrir arquivos p7m) ou qualquer outro software digital ou imprimindo, assinando e enviando a documentação apropriada por fax ou carta registrada.
No primeiro caso, clique no botão assinatura digital e siga as instruções na tela. No segundo, porém, clique no botão imprimir duas vezes seguidas, imprima o documento PDF que é fornecido a você, preencha, assine e envie por fax para o número 06.89281226 ou PEC em [email protected]. Lembre-se de anexar um também cópia frente e verso do documento de identidade do requerente.
No prazo de três dias após o envio do contrato, você receberá uma mensagem sobre a ativação bem-sucedida da Fatura Legal. Depois de receber o e-mail de confirmação, clique em Link de verificação contida nele e preencha o formulário que é proposto a você com nome da empresa, código tributário, endereço e o resto de seus dados de negócios. Por fim, insira a senha que deseja usar para acessar a Nota Fiscal e pressione o botão Confirmação para confirmar sua identidade e fazer login no serviço.
Você decidiu comprar diretamente Fatura legal INICIAR o Legalinvoice PRO? Nesse caso, acesse o site oficial da Nota Fiscal e clique no botão Compre Agora relacionado ao plano que você escolheu. Em seguida, escolha, nos menus suspensos apropriados, o duração da assinatura que você deseja assinar (de 1 a 3 anos) e o número de faturas que você deseja criar e clique no botão Adicionar ao carrinho localizado na parte inferior direita.
Na próxima página, verifique se o resumo do seu pedido está correto e clique no botão Prossiga com o pagamento. Então faça login com o seu conta InfoCert digitando as credenciais no formulário apropriado ou, caso ainda não tenha uma conta, clique no botão Conta Crea un para se registrar (conforme explicado acima para a ativação da avaliação de 6 meses do serviço).
Em seguida, siga as instruções na tela para confirmar sua identidade e concluir a compra do serviço de sua escolha. O pagamento pode ser feito via cartão de crédito, PayPal o transferência bancária.
Como usar a fatura legal
Depois de acessar a Nota Fiscal Legal da InfoCert, tudo o que você precisa fazer é conectar-se à página inicial do serviço, acessar sua conta e começar a gerenciar suas faturas. Agora vou explicar tudo em detalhes.
Nota: Eu usei para o tutorial Fatura legal INICIAR, que é a versão básica do serviço, portanto, as indicações a seguir referem-se especificamente a este último.
Configuração inicial
Você está agora na página inicial Legalinvoice START, que contém uma lista de todos últimas atividades realizadas (por exemplo, receber mensagens, inserir elementos nos dados pessoais, emitir ou receber documentos e assim por diante) e alguns barras de ferramentas, útil para alcançar as várias funções do serviço.
La barra preta na parte superior permite acessar rapidamente as mensagens e as páginas de gerenciamento do seu perfil; lá barra azul abaixo inclui um campo de busca para documentos, clientes etc. e ícones para emitir novos documentos (faturas, recibos, notas de crédito, etc.), ver documentos, faça o login ferramentas para gerenciar o arquivo e compartilhar o ambiente de trabalho e receber ajudar no uso da Nota Fiscal Legal. À esquerda, no entanto, há um menu de navegação o que permite que você acesse rapidamente o seu recursos favoritos (por exemplo, emissão de fatura, upload de arquivos, envio de mensagens, etc.), visualize oano fiscal em uso, o ações ativas, Acesse o painel de instrumentos com os balanços de receitas e despesas, veja o últimas atividades e importar documentos eletrônicos.
Como explicarei neste tutorial, é tudo muito intuitivo. Para começar, no entanto, a emitir e receber faturas com INÍCIO de Fatura Legal você deve preencher corretamente o perfil da sua empresa e o seu perfil eletronico: duas operações que requerem apenas alguns minutos, mas sem as quais não é possível iniciar a gestão dos seus documentos.
Além disso, recomendo que você ajuste as configurações relacionadas ao perfil do usuário (ou seja, para sua conta na fatura legal) e todos perfil público que se apresenta na rede da qual fazem parte as empresas que utilizam a Nota Fiscal: siga as instruções abaixo e poderá fazer tudo sem o menor problema.
Perfil da companhia
Para completar o perfil da sua empresa, clique no botão aflição que se encontra na caixa apresentada no centro do ecrã e, consequentemente, preencha o formulário que lhe é proposto com todos os dados da sua empresa. Caso não veja nenhuma caixa no centro da tela, acesse o formulário com o perfil da sua empresa clicando no botãoícone de engrenagem localizado na barra preta (canto superior direito) e selecionando o item Perfil da companhia no menu que é aberto.
O preenchimento do formulário é muito intuitivo: na parte superior está a caixa Logotipo padrão onde você deve inserir o logotipo da sua empresa (fazendo o upload de uma imagem do seu computador); na seção Dados fiscais lá estão seus dados pessoais (os campos já devem estar preenchidos), enquanto ao lado deles está o botão Adicionar sede para inserir dados relativos à sede operacional da empresa.
Rolando para baixo na página, há a seção Dados a serem relatados em documentos no qual deverá inserir, com precisão, os dados a serem informados nos documentos emitidos: nome, sobrenome, telefone, email etc. Depois de preencher todos os campos, clique no botão ressalva para salvar as informações.
Agora vá para o menu do lado esquerdo, onde você encontrará os links para acessar as outras seções do perfil da empresa: em Emprego e setor empresarial pode indicar a sua profissão ou o setor da sua empresa (de forma a permitir que o sistema lhe dê melhores sugestões e o ajude a definir o seu perfil fiscal); em Modelos de documento você pode encontrar os modelos de faturas, guias de remessa, notas de crédito e outros documentos para visualizar, modificar e definir como padrão (para definir um modelo como padrão, clique noícone de engrenagem localizado em sua visualização e escolha o item apropriado no menu que se abre), enquanto em Perfis fiscais você pode configurar seu perfil fiscal clicando emícone de engrenagem correspondente e selecionando a opção Definir como padrão no menu que é aberto. É tudo muito simples.
Subindo Códigos de IVA você pode gerenciar os códigos de IVA: escolha o padrão para faturas ou despesas e insira os novos (a taxa padrão é 22%); em Métodos de pagamento você pode gerenciar os métodos de pagamento aceitos (por exemplo, verificar, transferir e cartão de crédito) e definir novos; em Numeração e contadores você pode gerenciar a numeração de faturas (também escolhendo se deseja ativar ou desativar o modo de numeração automática e gerenciamento seccional); no moedas você pode definir a moeda de referência para faturas e a taxa de câmbio, enquanto em Modelos de email você pode criar modelos para mensagens de e-mail recorrentes, como para entrega de faturas, envio pró-forma, etc.
Finalmente, na seção Importador de registro você pode importar dados pessoais de clientes / fornecedores ou produtos / serviços por meio de arquivos CSV, XLS ou XLSX (basta selecionar a opção desejada no menu suspenso apropriado e arrastar o arquivo com os dados pessoais) para a caixa apropriada que aparece no tela.
Perfil eletronico
O perfil eletrônico START da Nota Fiscal Legal contém as informações essenciais para a emissão e recebimento de notas fiscais eletrônicas. Para completá-lo corretamente, clique emícone de engrenagem localizado na barra preta (canto superior direito) e selecione o item Perfil eletronico no menu que é aberto.
Na próxima página, selecione a entrada Dados mestre de faturas eletrônicas de B2B e PA na barra lateral esquerda e preencha o formulário que é proposto a você com todos os seus dados: nome / nome da empresa, endereço, IVA, código tributário, tipo de sujeito passivo, regime tributário etc. Em seguida, insira os dados do pessoa de contato para o serviço (nome e sobrenome, telefone e email) e clique no botão ressalva (canto inferior direito) para salvar as informações.
Uma mensagem exibida na parte superior da página o notificará quando o serviço de transmissão e recepção de documentos eletrônicos estiver ativo para sua conta. Normalmente, isso não leva mais de 10 minutos.
Em seguida, selecione o item Configurações de perfil de fatura eletrônica B2B e PA na barra lateral esquerda para acessar a seção onde você pode definir o padrão a ser usado para faturamento eletrônico: Fatura PA ter como padrão a emissão de notas fiscais e documentos eletrônicos para as Administrações Públicas ou
Fatura de B2B ter como padrão a emissão de notas fiscais e documentos eletrônicos para todos os assuntos que não sejam Administrações Públicas. Selecione, portanto, o formato de intercâmbio padrão tra Fatura de B2B e Fatura PA no menu suspenso, especifique os valores padrão a serem usados para Cobrabilidade de IVA (data de vencimento imediato ou divisão de pagamentos) e pagamento causal e clique no botão ressalva (canto inferior direito) para salvar as alterações.
Finalmente, selecione o item Configurações de canal de recebimento de fatura eletrônica B2B e PA para ver o Código Intermediário a ser comunicado aos fornecedores (e inserido no site da Agência de Receitas) para recebimento de notas fiscais eletrônicas.
Perfil de usuário
Como já mencionado acima, a seção Perfil de usuário do Legalinvoice START é aquele que inclui todas as informações relativas à sua conta no serviço. Para acessá-lo e, assim, modificar as informações relativas à sua conta, clique no botãoícone de engrenagem localizado na barra preta (canto superior direito) e selecione o item Perfil de usuário no menu que é aberto.
Na próxima página, selecione a entrada Do utilizador no menu do lado esquerdo para editar nome, sobrenome, senha e informações de contato para Legalinvoice START ou voz Parâmetros de localização para ajustar as configurações relacionadas a linguagem, fuso horário, Formato de data etc.
Indo para a seção Conta de e-mail e clicando no botão Adicionar conta de e-mail você pode ativar o sistema de correio interno do LegalInvoice START e configurar sua conta de correio via SMTP para enviar mensagens diretamente do serviço.
Finalmente, acessando a seção Lembretes automáticos você pode ajustar os parâmetros para o envio automático de lembretes de pagamento enquanto continua Casa você pode ajustar o conteúdo a ser mostrado na página inicial do LegalInvoice START: últimas atividades com as atividades mais recentes relacionadas à sua conta ou Painel com os balanços de receitas e despesas. Em todas as seções, para salvar suas preferências e salvar as alterações feitas, pressione o botão ressalva localizado no canto inferior direito.
Perfil público
O START do Legalinvoice inclui também uma componente "social", pelo que as empresas que utilizam o serviço fazem parte de uma rede que lhes permite relacionar-se facilmente e, por defeito, têm um perfil público.
Para ajustar as configurações do seu perfil público em INICIAR fatura legal, clique emícone de engrenagem localizado na barra preta (canto superior direito) e selecione o item Perfil público no menu que é aberto. Na próxima página, colocando ou removendo a marca de seleção das caixas disponíveis, escolha se permitir a publicação e pesquisa de seu perfil público, permitir o compartilhamento anônimo de informações não confidenciais, permitir a visualização de outros usuários que autorizaram a visualização de seu perfil público e mais. Para salvar suas preferências, clique no botão ressalva localizado no canto inferior direito.
Depois de ajustar as preferências de privacidade do seu perfil público, se você decidiu mantê-lo ativo, selecione o item Dados públicos na barra lateral esquerda e escolha quais dados serão compartilhados com os participantes da rede (endereços, contatos, conta atual etc.) e pressione o botão ressalva para salvar as alterações.
Neste ponto, vá para a seção Cor e fundo da página pública (ainda na barra lateral esquerda) e defina um plano de fundo para sua página pública. Feito isso, clique no botão ressalva para salvar suas preferências e ir para as seções Páginas da web externas e Galeria de imagens para definir, respectivamente, os links sociais a serem exibidos em sua página pública (Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube etc.) e as imagens a serem exibidas em sua galeria. Também nestes casos, para salvar as configurações, clique no botão ressalva localizado no canto inferior direito.
Emissão de documentos
Um problema Novo Documento no Legalinvoice START é muito simples. Por exemplo, tudo que você precisa fazer para emitir uma fatura é clicar no botão Novo localizado no canto superior direito (o ícone da folha) e selecione o item projeto de lei do menu Questão que aparece. Ao acessar este recurso pela primeira vez, será oferecido um breve tutorial no qual será explicado de forma simples como preencher faturas. Você pode obter dicas sobre como preencher os documentos clicando nos botões [?] colocados em correspondência com os vários campos a serem preenchidos.
Assim que o formulário a ser preenchido for exibido, selecione o formato do documento para criar (Fatura de B2B o Fatura PA) E o moeda para ser usado nos menus suspensos apropriados. Em seguida, preencha os campos número do documento e data contábil com, respectivamente, o número da fatura e sua data de emissão.
Em seguida, vá para a seção Endereço administrativo e insira os dados do cliente: Nota fiscal START irá sugerir alguns nomes já disponíveis entre os presentes na rede. Para nomes já presentes na rede ou no registro, basta selecionar o nome para preencher automaticamente o restante dos dados. Se você quiser adicionar um endereço de destino, visto que a fatura deve ser enviada para uma unidade operacional diferente da sede do destinatário, clique no botão apropriado e preencha o formulário que é proposto a você.
Feito isso, clique no botão Adicionar detalhes e insira a descrição da sua fatura através do formulário que aparece na tela: em seguida, escolha um cartão entre Produto / serviço, Despesa e Combustível, digite o descrição do produto / serviço fornecido no campo de texto apropriado e digite preço, quantidade, unidade, desconto, VAT para aplicar e preferências emtributável nas respectivas caixas e menus. O campo Código é opcional e pode ser preenchido automaticamente a partir das sugestões da rede START da Nota Legal.
Depois de inserir todas as informações, clique no botão Confirmação que fica à direita e repita o procedimento para todos os produtos / serviços que deseja incluir na fatura. Legalinvoice START aprenderá todas as informações inseridas para os momentos subsequentes.
Neste ponto, você pode passar para a seção Parâmetros fiscais, no qual deve ser indicado o perfil fiscal a ser utilizado. Como sabem, existem diferentes formas de fazer a contagem de um documento, que dependem dos diferentes tipos de perfis fiscais presentes. Para selecionar seu perfil fiscal, expanda o menu suspenso Parâmetros fiscais e selecione a última opção mais adequada para você (por exemplo Regime de IVA padrão de fatura, Esquema de taxa fixa da empresa de fatura o Esquema mínimo de fatura da empresa).
Se não sabe qual é o perfil fiscal mais adequado para si, verifique o total das contas que aparece no ecrã de compilação da factura e compare-o com o de um documento anterior. Em alternativa, tente enviar ao seu consultor a fatura produzida no Legalinvoice START e peça-lhe informações. Se entre os perfis fiscais disponíveis na Nota Fiscal START não houver nenhum adequado para você, você pode criar um acessando o menu Perfil da companhia (como eu expliquei a você antes) e selecionando o item Perfis fiscais na barra lateral esquerda.
Após selecionar o perfil fiscal, indique oexigibilidade do IVA (pagamentos imediatos, diferidos ou parcelados) e o moeda e taxa de câmbio (se necessário) por meio dos menus suspensos apropriados.
A próxima etapa é preencher os campos em termos e informações de pagamento. em Descrição das condições de pagamento você deve inserir uma breve descrição das condições de pagamento; no menu suspenso Prazo De Entrega você deve indicar o método de expiração do documento (por exemplo, Data específica, meses) o anno / i), ao usar o menu Pago você deve indicar se a fatura é pagar o já pago.
Depois de inserir todas as informações, clique no botão Definir plano de pagamento, verifique se os dados inseridos estão corretos e clique no botão √ salvar. Para alguns métodos de vencimento, é possível obter um cálculo automático da data de pagamento com base no número de dias, meses ou anos inseridos.
Feito isso, vá para os campos abaixo onde você pode indicar o seu detalhes da conta bancária: nome do banco e IBAN. Se você quiser entrar mais detalhes, clique no botão apropriado e preencha o formulário que é proposto a você. As informações inseridas serão informadas no documento para facilitar as operações de pagamento ao destinatário.
Depois de preencher os campos relativos aos dados bancários, está praticamente pronto para finalizar a sua fatura. Portanto, use o menu suspenso Modelo de documento a ser usado (canto inferior direito) para escolher o modelo de PDF a ser usado para sua fatura (você pode ver uma visualização clicando noolho), escolha se deseja adicionar informações relacionadas a recibos, nota o anexos ao documento (expandindo e preenchendo os campos apropriados) e clique no botão ressalva para salvar o documento.
Depois de criar sua fatura, você está pronto para enviá-la para Sistema de Câmbio da Receita Federal (SdI) e depois para o destinatário. Para prosseguir, clique no botão Ver localizado no canto superior direito (o ícone com as 6 folhas) e selecione o item Faturas do menu Documentos emitidos que aparece na tela.
Neste ponto, localize a nota fiscal a ser enviada, clique emícone de engrenagem mail em sua correspondência, selecione o item Transmissão eletronica a partir do menu que aparece e responder Sim para a mensagem que é mostrada para você. Você pode então acompanhar o status da remessa clicando emícone de engrenagem mail em correspondência com a fatura enviada e selecionando o item Visualização no menu que é aberto.
No mesmo menu, também existem opções para visualizar o documento, baixar no PC, manda por email, enviar um lembrete de pagamento ao cliente, criar uma nota de crédito, copie a fatura, exibem osaldo da conta ed eliminar o documento: está tudo a apenas um clique de distância.
O procedimento de emissão de novas notas fiscais pode ser replicado para a emissão também de todos os outros tipos de documentos suportados pelo START da Nota Fiscal Legal.
Na verdade, clicando no botão Novo localizado no canto superior direito (o ícone da folha) e selecionando uma das opções no menu Questão que aparece na tela, você pode começar a criar um novo recibo, uma Nota de crédito, tem pró-forma, tem documento de transporte ou um cotação de preço.
Os formulários que você precisa preencher para criar tais documentos são muito semelhantes aos mostrados acima para faturas, portanto você não encontrará nenhuma dificuldade em utilizá-los.
Enfim, lembro que clicar nos botões [?] colocado ao lado de cada campo a ser preenchido, você receberá informações e sugestões de como preencher os diversos formulários corretamente.
Recebimento e registro de documentos
para receber notas fiscais eletrônicas no INÍCIO da Nota Fiscal basta preencher seu perfil eletrônico e aguardar a mensagem de ativação do serviço para envio e recebimento de notas fiscais, conforme já explicado anteriormente neste tutorial. Uma vez ativado, você receberá o Código do Destinatário (XL13LG4) a comunicar aos seus fornecedores ou a inscrever-se no serviço de Faturas e Pagamentos da Agência Fiscal, de forma a receber todas as faturas no endereço eletrónico nesta última.
As faturas passivas recebidas automaticamente no INÍCIO da Fatura Legal estão disponíveis na seção Documentos Recebidos> Faturas do serviço, que pode ser acessado clicando no ícone Ver localizado no canto superior direito (aquele representado pelo ícone com as 6 folhas). Uma vez exibidos, os documentos podem ser filtrados de acordo com vários critérios, por exemplo, o mês de emissão ou o estado (vencido / não vencido, pago / não pago): basta clicar no botão Filtros localizado na parte superior direita e escolha os parâmetros a serem usados na caixa que aparece na parte superior.
Ao clicar noícone de engrenagem colocado ao lado de cada nota fiscal, é possível visualizá-la, copiá-la, visualizar o extrato de conta, marcar o documento como visto, excluí-lo e muito mais. Ressalta-se que a entrega automática de faturas passivas também prevê a notificação diária via e-mail e que, caso os documentos recebidos contenham prazos, após a operação do visto, estes são automaticamente inseridos na agenda passiva START da fatura legal.
Através do menu Ver do serviço, também é possível acessar o Notas de credito, Para documentos aguardando inspeção, a notas recebidas e relatório de despesas. A seção Documentos aguardando inspeção tem apenas uma finalidade organizacional e permite que você visualize os documentos recebidos, visualize-os, baixe-os e, possivelmente, visualize-os para permitir que seu consultor fiscal saiba que eles estão bem e podem ser processados para fins contábeis. É importante ressaltar que não é possível rejeitar as faturas B2B recebidas: em caso de erros ou problemas, só é possível entrar em contato com o fornecedor e solicitar a emissão de uma nota de crédito.
As seções dedicadas a nota na entrada e relatório de despesas, por outro lado, devem ser usados para anotar descobertas de primeira nota que podem ser úteis no START da fatura legal para exclusividade no gerenciamento de sua documentação.
Os documentos que não são encaminhados passivamente para o START da fatura legal podem ser adicionados "manualmente" ao serviço através das operações de registro e importar um documento eletrônico fornecidos pelo serviço.
Para registrar um projeto de lei, uma Nota de crédito, uma nota de entrada, uma lista de compras ou um transferir, tudo que você precisa fazer é clicar no ícone Novo do INÍCIO da Fatura Legal (ícone da planilha localizado no canto superior direito) e escolha o tipo de documento a ser cadastrado no menu inscrição que aparece na tela.
Em seguida, preencha o formulário que se propõe a você inserindo todos os dados necessários (a compilação é quase idêntica ao que foi visto no capítulo do tutorial dedicado à emissão de notas fiscais) e salvar tudo pressionando o botão apropriado localizado no canto inferior direito.
Caso você tenha um documento eletrônico emitido por você ou por seus fornecedores e queira importá-lo para a Nota Fiscal START, em vez disso, você deve selecionar o item Importar documento eletrônico do menu Novo (o ícone da planilha localizado no canto superior direito) e arraste o arquivo para a caixa apropriada.
Você pode carregar faturas eletrônicas, notas de crédito e quaisquer outros tipos de documentos suportados emitidos por você ou seus fornecedores. No final da transferência, os documentos importados serão adicionados à sua mesa e você poderá gerenciá-los como qualquer outro documento produzido com a Nota Fiscal START, mas não poderá modificar os dados neles contidos (exceto para informações relativos a recebimentos / pagamentos e notas internas).
Gestão de dados pessoais
Legalinvoice START torna o gestão de dados pessoais. Acessando a seção Novo (o ícone da folha localizado no canto superior direito) e selecionando um item do menu Registro que aparece na tela, você pode de fato inserir um novo elemento nos dados pessoais de fornecedor do cliente, produto / serviço e conta bancária, para que você possa recuperar clientes, fornecedores, produtos, serviços e contas bancárias em seus documentos automaticamente, sem ter que inserir seus dados todas as vezes.
Depois de selecionar o tipo de item a incluir no cadastro, preencha o formulário que se propõe a você com todos os seus dados. No caso de clientes e fornecedores, por exemplo, você deve inserir informações relacionadas aendereço de cobrança (nome e endereço), eu Dados contábeis (Número do IVA, código do imposto, PEC etc.) e, se disponível, os dados relativos a contatos e conta bancária. Então, por meio do menu suspenso Envie lembretes de pagamento, você pode escolher ativar ou não o envio de lembretes automáticos para o cliente ou fornecedor selecionado. Ao final da compilação, clique no botão ressalva (canto inferior direito) para salvar o item no registro.
Uma vez inscritos no cadastro, todos os elementos agregados à base de dados do INÍCIO da Nota Fiscal podem ser consultados e modificados acessando o menu Ver (o ícone com as 6 folhas colocadas) e selecionando uma das opções disponíveis no menu Dados pessoais que aparece na tela: Clientes / Fornecedores, Produtos / Serviços o Bancos / contas. Além disso, eles podem ser pesquisados usando o caixa de pesquisa colocado no centro superior.
Depois de entrar no menu de gerenciamento de dados pessoais, você pode filtrar os elementos presentes nele clicando no botão Filtros localizado no canto superior direito e escolhendo uma das opções disponíveis na caixa que aparece na tela (por exemplo, a ordem alfabética A> Z ou que Z> A) Além disso, aponto que, selecionando os elementos e clicando no botão Exportar (canto superior esquerdo), você pode exportá-los como um arquivo zip. Para editar um elemento, em vez disso, clique nele. Para excluí-lo, clique emícone de engrenagem mail em sua correspondência e selecione o item apropriado no menu que se abre.
Se precisar, você também pode importar dados pessoais existentes na forma de arquivos CSV, XLS ou XLSX acessando o menu Perfil da companhia e selecionando o item Importador de registro na barra lateral esquerda.
Resumo e arquivo
Duas outras funções muito úteis do START da fatura legal são aquelas relacionadas a resumo e todos "arquivo. Graças ao resumo, é possível ter uma visão geral de primeira nota, cronograma (com os prazos dos documentos emitidos e recebidos, adicionados automaticamente pelo sistema), documentos recorrentes, entradas saídas (com balanços e gráficos anuais e mensais), fluxo de caixa e VAT. Para acessar todas essas informações, clique no botão Ver (o ícone com as 6 folhas localizadas no canto superior direito) e escolha uma das opções disponíveis no menu resumo que aparece na tela.
Em 'arquivoem vez disso, os documentos que o sistema gerou após extrações procedimentais (ou seja, por meio da função “Exportar”) ou que foram carregados pelo usuário por meio da função de upload são armazenados. Para visualizar os documentos no arquivo, clique no botão instrumentos localizado no canto superior direito (o ícone representando a chave de fenda e a chave inglesa) e selecione a opção Documentos do menu Arquivo que aparece na tela.
Na página que se abre, você pode ver os documentos no arquivo e fazer upload de novos arrastando-os para a caixa apropriada ou clicando no botão Selecione um arquivo ou arraste-o aqui para fazer o upload.
No menu Arquivo da função START da fatura legal também está disponível Exportar, através do qual é possível exportar os documentos e dados presentes na sua secretária. Para usá-lo, selecione o tipo de dados a exportar (Clientes / fornecedores, Produtos / serviços, movimentos de cliente / fornecedor por spesômetro, spesômetro o BPoint WKI) no menu suspenso O que exportar, digite o nome que deseja atribuir ao arquivo no campo de texto apropriado e pressione o botão Exportar localizado no canto inferior direito.
Quando o arquivo estiver pronto, você receberá um e-mail contendo o link para fazer o download para o seu computador. Simples, certo?
Compartilhando o ambiente de trabalho
Você gostaria compartilhe seu ambiente de trabalho no Legalinvoice START com um colega ou com o seu contador? Não tem problema: se a pessoa em questão faz parte da rede START, você pode fazer isso com muita facilidade.
Para continuar, procure o nominativo da pessoa com quem você deseja compartilhar o ambiente em caixa localizado na parte superior central, localize o usuário na página com os resultados, clique noícone de engrenagem envie em sua correspondência e selecione o item Gerenciar Permissões no menu que aparece.
Na caixa que é mostrada a você no centro da tela, selecione o item Qualificado no menu suspenso Compartilhamento de ambiente e clique no botão ressalva confirmar.
Posteriormente, você pode visualizar e gerenciar os usuários com quem compartilhou seu ambiente (e visualizar a lista de usuários que possivelmente compartilharam seu ambiente com você) clicando no ícone instrumentos (canto superior direito) e selecionando o item Compartilhamento de ambiente no menu que aparece na tela.
Acesso de smartphones e tablets
Se você estava se perguntando, Legalinvoice START também pode ser acessado em smartphones e tablets. Tudo o que você precisa fazer é abrir o navegador que você costuma usar para navegar online no seu dispositivo (por exemplo, cromo seu Android ou Safári no iOS), conecte-se à página principal do serviço e faça login em sua conta.
Uma vez logado, você se encontrará com a clássica interface START do Legalinvoice, que também pode ser utilizada sem problemas no celular: o funcionamento da aplicação é de fato idêntico ao que era visto anteriormente para sua variante desktop.
Suporte para fatura legal
Caso ainda tenha dúvidas sobre o funcionamento da Nota Fiscal, pode acessar a página de Atendimento ao Cliente do site InfoCert, onde as respostas ao perguntas freqüentes postado por usuários do serviço. Para acessar a lista completa de perguntas (e suas respostas), clique na entrada Leia todas as perguntas sobre a Nota Fiscal Eletrônica >> localizado na parte inferior da seção Perguntas Frequentes.
Outro recurso útil, que recomendo fortemente que você consulte, é o Legalinvoice START manual do usuário, acessível clicando no botão primeiro instrumentos localizado no canto superior direito (aquele com o ícone que representa uma chave de fenda e uma chave inglesa) e, em seguida, no item Manual do usuário, no menu que é aberto.
Se, por outro lado, você precisar entrar em contato com o suporte da InfoCert diretamente, conecte-se a esta página da web e escolha uma das três opções disponíveis: Escreva-nos no formulário online para abrir uma discussão no fórum de suporte da InfoCert e aguardar uma resposta da equipe; Converse com uma operadora para falar no chat ao vivo com um operador (disponível de segunda a sexta-feira, exceto feriados, das 8.30h19.00 às XNUMXh) ou Ligue 06.54641489, para entrar em contato com o suporte da InfoCert por telefone (o serviço está disponível de segunda a sexta-feira, exceto feriados, das 8.30h19.00 às XNUMXh).
E se você precisar de suporte dedicado, pode clicar no botão Compre Agora e adquira aconselhamento de um consultor qualificado por telefone. Mais informações aqui.
Artigo criado em colaboração com InfoCert.
Como funciona a fatura legal da InfoCert
