Informations préliminaires
Avant d'entrer dans les détails de ce tutoriel et de vous expliquer comment fonctionne la facturation électronique d'Aruba, il me semble de mon devoir de vous fournir quelques informations supplémentaires sur la facturation électronique et son utilisation.
- Qui doit utiliser la facture électronique ? La facturation électronique, obligatoire à partir du 1er janvier 2019 pour les sujets résidant ou établis dans la ville, concerne les entreprises, les entreprises individuelles, les indépendants et les sujets disposant d'un numéro de TVA pour l'émission et la réception des factures de et vers les particuliers (facturation B2B), les Administrations publiques ( facturation B2G) et des particuliers (facturation B2C). Il n'y a que quelques cas spécifiques dans lesquels l'obligation de facturation électronique ne s'applique pas. Par exemple, ceux qui appliquent le régime forfaitaire, le régime minimum ou le régime d'avantages ne sont pas obligés d'émettre une facture électronique. Il en va de même pour les agriculteurs sous régime particulier, les associations sportives amateurs dont les revenus peuvent aller jusqu'à 65.000 XNUMX euros par an, les médecins et pharmaciens pour lesquels il existe déjà l'obligation de transmettre les données au système TS (carte sanitaire) et pour ceux qui réalisent la vente. de biens et la fourniture de services aux non-résidents de la ville et aux citoyens non européens.
- De quoi avez-vous besoin pour envoyer une facture électronique ? En utilisant le service de facturation électronique d'Aruba, vous pouvez gérer l'ensemble du processus de facturation, y compris la création, l'envoi, la réception et le stockage des factures conformément à la loi. Vous pouvez tout faire depuis l'interface Web, donc depuis le navigateur, sans installer de logiciel sur le PC (vous pouvez également insérer des pièces jointes virtuelles et des tampons). Si vous disposez déjà d'un logiciel de gestion, vous pouvez importer les fichiers XML des factures générées par ce dernier dans le service Aruba, puis les envoyer.
- De quoi ai-je besoin pour recevoir une facture électronique ? Une fois le service de facturation électronique Aruba activé, un assistant de configuration du service est proposé. Un code destinataire à 7 chiffres est ainsi indiqué (KRRH6B9) qui, une fois enregistré sur le service Factures et paiements sur le site de l'Agence des revenus, vous permet de recevoir des factures électroniques directement sur votre panneau de gestion web.
- Comment sont stockées les factures électroniques ? Le service de facturation électronique d'Aruba permet le stockage des factures envoyées et reçues, des communications financières et des notifications du système d'échange de l'Agence du revenu pendant la durée du contrat conformément à la loi. Cette fonctionnalité est automatique et transparente. En fait, le client peut visualiser, télécharger et afficher la documentation stockée via le panneau de gestion des services. En cas de non-renouvellement du service Facturation Electronique, il sera accessible dans les 90 jours suivants de manière limitée, permettant la consultation et la récupération des documents présents. Après 90 jours à compter de l'expiration, le service ne sera plus accessible et les données qu'il contient seront supprimées. Si vous le souhaitez, il est possible de conserver les factures électroniques déjà envoyées via d'autres systèmes en achetant le service DocFly Conservazione Sostitutiva.
- Quelle est la relation entre la facturation électronique et l'administration fiscale ? Une fois les factures créées ou chargées dans le panneau de Facturation Electronique, en donnant la commande d'envoi, elles sont automatiquement transmises au Système d'Echange (SDI) géré par l'Administration fiscale, qui les envoie ensuite aux destinataires. Uniquement et exclusivement dans le cas des Administrations Publiques, le système renvoie une notification de "Résultat de transmission de facture à PA".
Prix et exigences
Le service Facturation électronique d'Aruba dans sa version Session compléte pour les propriétaires de TVA a un prix égal à 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 25 euros + TVA par an au renouvellement avec 1 Go d'espace en ligne (soit environ 100.000 10 factures d'un poids moyen de 6 Ko). Il comprend : la réception des factures via le code destinataire KRRH9BXNUMX ; accès au panneau de gestion des services ; importation des factures reçues avec d'autres systèmes ou sur le portail AdE ; conservation automatique conformément à la loi ; aperçu des factures reçues et envoyées ; éditeur pour créer ou télécharger des factures au format XML ; l'envoi de factures aux particuliers, clients finaux et PA ; gestion des fournisseurs, clients, produits et services, paiement, etc.; recherche automatique des données et du statut des entreprises au registre des entreprises ; gestion de la ventilation de la TVA sur la facture ; Application mobile Android et iOS ; envoi de factures et communications financières et transit par SDI ; collaboration avec votre comptable ; gestion multi-utilisateurs (service payant supplémentaire) et commandes électroniques (module payant supplémentaire). Plus d'infos ici.
Alternativement, le service est disponible Reçu de facturation électronique Aruba uniquement, pour les propriétaires de Code des impôts et pour tous ceux qui ont besoin de recevoir des factures électroniques, qui au prix de 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 14,90 euros + TVA par an au renouvellement comprend : 1 Go d'espace pour les documents ; réception des factures via le code destinataire KRRH6B9 ; accès au panneau de gestion des services ; là
possibilité de paramétrer l'envoi de rapports automatiques ; importation des factures reçues avec d'autres systèmes ou sur le portail AdE ; conservation automatique conformément à la loi ; aperçu des factures reçues et gestion multi-utilisateurs (service payant supplémentaire). Plus d'infos ici.
I comptables et études de commerce ils peuvent alors gérer les factures et comptes clients directement en ligne et en toute autonomie sans frais. il est en effet disponible Facturation électronique Aruba pour les comptables, un service gratuit destiné spécifiquement aux experts-comptables et aux entreprises commerciales qui comprend : un compte gratuit pour accéder au panneau de gestion des clients ; possibilité d'accéder aux documents des clients et d'opérer pour leur compte en fonction des autorisations définies par le propriétaire du service : de la simple consultation des documents à l'émission, la modification et la gestion des factures et des communications financières. Plus d'infos ici.
Il convient de souligner qu'il est possible d'enrichir le service de facturation électronique d'Aruba avec des fonctionnalités optionnelles pratiques, telles queaccès multi-utilisateurs, Le espace supplémentaire et modules électroniques pour NSO. En particulier, le service Multi-utilisateur permet à des utilisateurs supplémentaires d'acheter l'accès au service de facturation électronique d'Aruba, qui pourront se connecter de manière indépendante avec leurs propres identifiants et avec des autorisations de travail spécifiques : Lecture, Création/Modification (non prévue pour le service Recevoir uniquement), Envoyer des factures (non fourni pour le service Recevoir uniquement) et Gérer les paramètres. Le prix est de 4,90 euros + TVA / an pour chaque utilisateur. Le espace supplémentaireau lieu de cela, cela coûte 25 euros + TVA / an pour chaque Go et permet d'avoir 1 Go d'espace supplémentaire sur les packages pour gérer et stocker les documents sur l'application. Plus d'infos ici.
Le module supplémentaire de réception, de gestion et de stockage des commandes électroniques des structures du NHS et de leurs intermédiaires (avec lequel se conformer à l'obligation prévue par la loi de finances 2018 pour le secteur de la santé), coûte 12,50 euros + TVA / an pour ceux qui ont déjà Aruba Electronic Invoicing (qui deviennent 25 euros + TVA/an dès le prochain renouvellement) e 1 euro + TVA pendant 3 mois puis 50 euro + TVA / an pour les nouvelles activations des services de Facturation Electronique + Bon de Commande Electronique. Plus d'infos ici.
Comment activer la facturation électronique Aruba
Maintenant que vous avez une idée assez claire du service Facturation électronique d'Aruba, je dirais d'agir et de voir, ensemble, comment l'activer.
Comme déjà mentionné ci-dessus, pour souscrire au service de facturation électronique d'Aruba, vous avez besoin d'un adresse e-mail certifiée, qui peut également être demandé lors de l'activation. Pour le reste, il suffit d'utiliser un système d'exploitation et un navigateur compatible avec le panel web du service.
Tout d'abord, connectez-vous à la page d'accueil d'Aruba Electronic Invoicing et cliquez sur le bouton ACHETEZ. Par la suite, si vous êtes déjà inscrit aux services en ligne d'Aruba, connectez-vous en remplissant le formulaire que vous voyez à gauche.
Sinon, cliquez sur le bouton Enregistrez-vous et complétez la commande, indiquez si vous êtes un free-lance, A 'aziendaune entreprise individuelle ou Administration publique et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les informations requises : nom, nom de famille, indirizzo, cellulare, code fiscal, TVA, adresse email etc. Cochez ensuite la case Consento sur la politique de confidentialité et cliquez sur le bouton Continuer et terminer la commande pour terminer votre commande.
Une fois les données vérifiées, vous pouvez effectuer le paiement via carte de crédit, PayPal, transférer o INFO en suivant les instructions affichées à l'écran. L'activation du service est généralement immédiate, dès que le paiement est enregistré par Aruba. Les délais d'inscription varient selon le mode choisi : par carte bancaire et PayPal elle est immédiate ; pour le virement bancaire cela prend environ 5 jours ouvrables; pour le bulletin pré-rempli, cela prend environ 3-4 jours ouvrables, tandis que pour le bulletin postal, cela prend 5-7 jours ouvrables. Plus d'infos ici.
Comment fonctionne la facturation électronique d'Aruba
Une fois que vous avez activé le service de facturation électronique d'Aruba, vous pouvez commencer à l'utiliser pour envoyer, recevoir et gérer vos factures. Comme déjà mentionné ci-dessus, il est possible d'effectuer toutes les opérations depuis le panneau Web sans installer de logiciel sur le PC.
Pour plus de détails, le service de facturation électronique d'Aruba vous permet de gérer entièrement à la fois les cycle actif que le cycle passif facturation : le cycle actif est celui qui implique la création puis l'envoi de la facture. Une fois la commande d'envoi de facture donnée, Aruba génère le fichier XML de la facture (cette étape n'est pas nécessaire si vous téléchargez des fichiers XML existants), après quoi il le vérifie pour minimiser les risques d'erreurs (et le rejet consécutif du document de la SdI Interchange System de l'Administration fiscale), appose la signature électronique qualifiée sur cette dernière, l'envoie au SE (qui la transmettra ensuite au destinataire) et affiche les notifications relatives à l'ensemble de la procédure. Les factures et notifications sont alors stockées conformément à la loi au sein du service. En ce qui concerne le cycle passif, cependant, une fois le code destinataire (KRRH6B9) communiqué à ses fournisseurs ou une fois le code enregistré dans le portail Factures et Considérations de l'Agence des Revenus, le système Aruba permet de recevoir des factures, de les consulter et les gérer via un panneau spécial très simple d'utilisation.
Bref, quelques clics suffisent. Une grande partie du travail est effectuée automatiquement par le service de facturation électronique d'Aruba : pour en savoir plus et savoir comment créer, envoyer, recevoir et gérer des factures avec ce dernier, lisez la suite.
Première configuration du panneau de facturation électronique
Une fois que vous avez accédé pour la première fois au panneau de facturation électronique d'Aruba, vous devez configurer le service en suivant l'assistant qui vous est proposé (qui se compose de neuf étapes, toutes obligatoires).
Sur la page dédiée à cédant / prêteur, vous devez saisir toutes les données du cédant/fournisseur émettant la facture (propriétaire, nom, siège social, etc.). Vous pouvez éditer tous les champs, sauf ceux dédiés à nation, TVA e code fiscal.
Pour remplir les sections du formulaire relatives à un établissement permanent, registre professionnel e Inscription REA, vous devez les développer et saisir les données dans les champs appropriés. Une fois toutes les informations saisies, cliquez sur le bouton continuer (en bas à droite) pour avancer.
Sur la page qui s'ouvre, utilisez le menu déroulant Régime fiscal pour indiquer le régime fiscal à associer à votre profil (ex. ordinaire, contribuables minimaux, activités liées à l'agriculture et à la pêche etc.) et cliquez sur le bouton continuer pour passer à l'étape suivante.
Maintenant, si nécessaire, vous devez définir le régime exigibilité de la TVA, en remontant ACTIF le levier pour l'option INACTIF puis en sélectionnant, dans le menu déroulant qui apparaît, le type de recouvrabilité de la TVA souhaité : TVA payable immédiatement, TVA avec exigibilité différée o Fractionnement des paiements (le soi-disant Payer en plusieurs fois). Vous pouvez modifier ce paramètre à tout moment. Une fois cela fait, cliquez à nouveau sur continuer.
La quatrième étape de la procédure concerne la fonds de pension, puis les données relatives au caissier professionnel auquel vous appartenez seront appliquées par défaut sur vos factures. Si nécessaire, vous pouvez créer jusqu'à trois positions de cotisations sociales.
Puis montez ACTIF le levier pour l'option INACTIF et utilisez les champs qui apparaissent ci-dessous pour indiquer le type de cas,taux (sans taper le symbole de pourcentage) et le Code de la TVA. Vous pouvez modifier ces informations à tout moment.
Répétez, si nécessaire, la procédure pour les deux autres caisses de pension et cliquez sur continuer aller de l'avant. En définissant plusieurs positions de cotisations sociales, vous pouvez activer la fonction Ajouter le montant de la « Cotisation sociale 1 » à l'assiette fiscale de la « Cotisation sociale 2 » grâce à laquelle calculer la contribution sur la valeur de l'assiette fiscale majorée du montant calculé par le premier et/ou le deuxième fonds, en fonction de celui sélectionné.
Vous devez maintenant définir les données relatives à La retenue d'impôt et prélèvements sociaux à appliquer par défaut sur vos factures, dans le cas où votre caisse de sécurité sociale y serait assujettie.
Pour chaque retenue que vous devez activer, montez ACTIF le levier vocal INACTIF et remplissez les champs concernant type de retenue (personne physique ou morale), taux retenu e paiement causal. Puis, si nécessaire, activez la fonction Ajouter le montant de la « Cotisation sociale 1 » à l'assiette du précompte mobilier cliquez sur le bouton continuer Et c'est tout. Jusqu'à quatre retenues au maximum peuvent être activées. Ces données peuvent également être modifiées à l'avenir.
À ce stade, vous devez choisir certains paramètres à utiliser par défaut lors de la création de factures.
Le premier est l' mode par défaut pour la création de la facture tra création de facture intelligente e création de facture guidée: dans le premier cas, tout le corps de la facture sera présenté sur une seule page. Dans le second, cependant, chaque section de la facture aura une page dédiée. Une fois votre choix fait, cliquez sur le bouton continuer.
Le deuxième choix est représenté par le type de document par défaut vous souhaitez utiliser pour créer la facture (par exemple, facture, colis, etc.). Immédiatement après, vous pouvez choisir le affichage des prix à utiliser sur la facture. Si vous sélectionnez prix nets, les prix figurant sur la facture seront indiqués hors TVA ; au cas où vous choisiriez prix brutsà la place, le montant sera présenté TVA incluse et la taxe sera calculée en séparant la TVA. Le choix affecte également la manière par défaut dont les nouveaux produits sont enregistrés ou importés dans les données de base.
La septième étape de la procédure, appelée avis et procurations, prévoit l'entrée deAdresse PEC ou le 'adresse email où recevoir les notifications relatives aux processus de facturation électronique (par exemple, notifications du SE, envoi et réception de factures, notifications relatives aux échéances à l'ordre du jour, etc.). Choisissez donc d'activer ou non le notifications de factures par e-mail ou PEC monter ACTIF le levette relative.
Dans la même étape, vous pouvez choisir d'activer ou non le conseils de compilation des factures et surtout s'il faut vous faire consultable à partir d'autres comptes comptables et premium. En cliquant sur je suis d'accord dans la section comptable délégué et comptes premium, en effet, vous permettrez à votre comptable ou aux utilisateurs Premium de vous envoyer une demande de proxy pour accéder à votre panel. Par la suite, en acceptant la proposition de procuration qui vous sera envoyée et qui sera visible sur votre panel, vous pourrez partagez l'accès à votre panel et à vos factures, sans avoir à les envoyer par e-mail ou via d'autres canaux.
Une fois cette étape terminée, vous pouvez continuer en appuyant à nouveau sur continuer.
Maintenant, dans la section, Responsable conservation, vérifier que les données relatives au responsable de la conservation (c'est-à-dire la personne qui a le droit de confier à des tiers, en tout ou en partie, l'exécution des activités prévues par la législation en vigueur) sont correctes. Ensuite, insérez les données du directeur de production (c'est-à-dire que la personne qui produit les packages de paiement est responsable de leur contenu dans le système de stockage) et des prix continuer pour aller à la dernière étape.
La dernière étape de la procédure consiste à recevoir un code de vérification par SMS, utile pour valider votre identité. Tapez ensuite le vôtre numéro de portable dans le champ de texte approprié et cliquez sur le bouton Envoyer un SMS.
Attendez maintenant la réception du code de vérification, saisissez ce dernier dans le champ de texte qui apparaîtra automatiquement en bas et appuyez sur continuer pour terminer la procédure de configuration initiale de la facturation électronique Aruba.
Pour accéder au panneau de gestion de vos factures et commencer à utiliser le service, cliquez sur le bouton Ça commence maintenant et suivez le didacticiel initial qui illustre les sections principales du panneau Web.
Comme vous le verrez, le panneau du service de facturation électronique d'Aruba est extrêmement intuitif : sur la gauche il y a un Food Menu avec les options pour créer des factures en mode intelligent ou guidé, télécharger des factures existantes, gérer les factures envoyées et reçues ; en haut se trouve la barre avec le notifications, les liens vers les rubriques du guide, de paramètres, les dernières informations nouvelles du service, en plus du menu de gestion des utilisateurs. Enfin, au centre se trouve le accueil avec le statut des factures, le Dernier notifications venant de SdI, le dernières factures reçues la liste de délais important, le actualités relatives à l'actualité du service ou au monde de la facturation électronique et à la état du service.
Pour savoir de plus près comment tout utiliser et comment commencer à envoyer/recevoir des factures au format électronique, lisez la suite : vous trouverez tout expliqué dans les prochaines étapes du tutoriel.
Création de facture
pour créer une facture avec Aruba Electronic Invoicing, accédez au service, cliquez sur le bouton Créer une facture présent dans la barre latérale gauche et choisissez si vous souhaitez commencer à créer une facture dans mode intelligent (avec toutes les sections sur une seule page) ou dans mode guidé (avec des pages dédiées à chaque section de la facture), en choisissant l'une des options disponibles dans le menu approprié qui apparaît à l'écran.
Mode intelligent
Comme déjà mentionné, le mode intelligent de facturation électronique vous permet de créer des factures en ayant tous les champs du document disponibles sur une seule page. Pour procéder à la création de votre facture, il vous suffit donc de sélectionner les champs affichés à l'écran et de les renseigner avec les données pertinentes.
dans la section Données de document vous devez indiquer le Type de client entre l'Administration Publique (AP) et le Privé, le type de document à générer (facture, acompte / avance sur facture, avoir, note de débit, colis, voiture, etc.), le date du document, le en coupe et le progressif.
Après cela, vous devez utiliser le barre de recherche ou cliquez sur le bouton Recherche de clients pour localiser et sélectionner le client destinataire de la facture. Si vous n'avez pas encore renseigné le client que vous facturez dans votre base de données et que vous souhaitez l'ajouter, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau client et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les données requises :, TVA et / ou code fiscal, nom ou dénomination du client, identifiant (donc code destinataire, PEC ou pas d'identification), SEDE. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Sauver pour enregistrer le nom dans le registre (en vous assurant qu'il y a une coche à côté de l'élément approprié).
Vous devez maintenant ajouter des produits ou des services à la facture. Pour continuer, commencez à taper le nom du produit dans le champ descrizione et sélectionnez le bon article parmi les articles suggérés pour l'inclure sur la facture. Sinon, vous pouvez cliquer sur le bouton Ajouter un produit ou un service et choisissez les produits ou services qui vous intéressent en cliquant sur le bouton sélectionner placé à côté de leurs noms.
Si vous n'avez pas encore entré de produits ou services dans votre base de données ou si vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les données requises : descrizione, Code de la TVA, prix (en indiquant si vous saisissez le prix net ou le prix brut du produit) e unité de mesure (par exemple heures, mois, grammes, mètres, litres, etc.). Lorsque l'opération est terminée, assurez-vous qu'il y a une coche à côté de la case enregistrer dans le registre et cliquez sur le bouton Ajouter pour ajouter le produit ou le service à votre base de données.
Une fois insérés dans la facture, les produits peuvent être modifiés en agissant sur les champs liés à montant, prix, escompte/augmenter etc. Les modifications ne concernent que les produits/services présents dans la ligne de la facture sur laquelle la modification a été effectuée.
En cliquant par contre sur l'icône en forme d'engrenage correspondant à chaque ligne de produits, il est possible modifier le produit ou le service, ajouter des données (ex. type de transfert de service, date de début/fin ou référence administrative), dupliquer la ligne o supprimer la ligne, en choisissant l'une des options disponibles dans le menu qui apparaît.
Également dans la section des produits, il y a un levier qui indique si vous remplissez une facture avec prix nets ou bruts. Déplacer le levier vers la droite ou vers la gauche modifie le choix.
Les domaines liés à Recevabilité de la TVA, fonds de pension e retenues ils sont automatiquement renseignés en fonction des informations saisies lors de la phase de configuration initiale du service. En cliquant sur les rubriques concernées, il est cependant possible de désélectionner ou de modifier toutes les données. Par exemple, dans les champs Fonds de pension e Retenues, vous pouvez choisir d'utiliser comme assiette fiscale tous les produits/services inclus dans la facture, seulement certains d'entre eux ou modifier manuellement la base d'imposition. Les modifications n'affectent que la facture et non les données configurées dans les paramètres.
Les autres champs du formulaire, comme ceux pour documents connexes, pièces jointes, données de tampon, arrondir, document causal, de l'art. 73 DPR 633/72, remise / supplément, facture principale, Données SAL e données de transport/véhicule, doit à la place être sélectionné et activé en cas de besoin de la facture unique, faisant apparaître ACTIF les leviers relatifs. Une fois les différents champs activés, il est possible d'insérer les données relatives ou de télécharger les pièces jointes relatives (max 4 Mo par fichier) à l'aide des formulaires et boutons qui apparaissent à l'écran. Enfin, pour enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton Sauver.
À ce stade, vous devez cliquer sur le bouton Entrez conditions de vente et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec les données de paiement telles que mode de paiement (ex. chèque, virement bancaire, carte de crédit, espèces, etc.) e modalités de paiement (par exemple en plusieurs fois, en totalité ou à l'avance). En cas de paiement en plusieurs fois, un décompte des acomptes sera automatiquement proposé qui pourra être modifié avant de continuer.
Une fois que vous avez rempli tous les champs, cliquez sur le bouton continuer et remplissez le deuxième formulaire qui vous est proposé avec toutes les données éventuellement demandées en fonction du mode de paiement choisi, comme par exemple, banque, escompte de paiement anticipé, pénalité pour retard e code de paiement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder et continuer aller de l'avant.
Le plus est fait ! Il ne vous reste plus qu'à choisir de quitter le Calculatrice automatique soit de personnaliser les calculs en les modifiant manuellement (en gardant le levier approprié actif ou en le désactivant) et en cliquant sur l'un des boutons disponibles en bas de page : avant-première pour prévisualiser la facture, presse pour imprimer le document, Enregistrer dans les brouillons pour sauvegarder le projet de facture (et l'envoyer plus tard) ou ENVOYER de l'envoyer immédiatement au système ES de l'Agence des revenus, puis au destinataire. C'était facile, n'est-ce pas ?
Mode guidé
Si tu préfères créer des factures en mode guidé, accédez à la page principale de la facturation électronique d'Aruba, cliquez sur le bouton Créer une facture présent dans la barre latérale gauche et sélectionnez l'élément Mode guidé dans le menu qui apparaît à l'écran.
Sur la page suivante, remplissez le formulaire Données de document avec toutes les informations nécessaires : type de client (si Privé ou PA), type de document (facture, acompte / avance sur facture, avoir, note de débit, colis, atofattura, etc.), date du document, en coupe e progressif. Sélectionnez ensuite le nom du client en utilisant la barre appropriée.
Après cela, vous devez utiliser le barre de recherche ou cliquez sur le bouton Recherche de clients pour localiser et sélectionner le client destinataire de la facture. Si vous n'avez pas encore renseigné le client que vous facturez dans votre base de données et que vous souhaitez l'ajouter, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau client et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les données requises : TVA et / ou code fiscal, nom ou dénomination du client, identifiant (donc code destinataire, PEC ou pas d'identification), SEDE. Une fois cela fait, cliquez sur le bouton Sauver pour enregistrer le nom dans le registre (en vous assurant qu'il y a une coche à côté de l'élément approprié).
Une fois le client sélectionné, cliquez sur le bouton continuer d'aller de l'avant et d'indiquer les produits et services à inclure dans la facture.
À ce stade, vous devez ajouter des produits ou des services à la facture. Cliquez sur le bouton Ajouter pour choisir le produit ou le service qui vous intéresse.
Si vous n'avez pas encore entré de produits ou services dans votre base de données ou si vous souhaitez en ajouter d'autres, cliquez sur le bouton Ajouter un nouveau et remplissez le formulaire qui vous est proposé avec toutes les données requises : descrizione, Code de la TVA, prix (en indiquant si vous saisissez le prix net ou le prix brut du produit) e unité de mesure (par exemple heures, mois, grammes, mètres, litres, etc.). Lorsque vous avez terminé, assurez-vous que la boîte du enregistrement dans le registre est sélectionné et cliquez sur Sauver aller de l'avant.
Une fois les produits sur la facture saisis, ils seront visibles dans la rubrique produits sélectionnés. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier les valeurs relatives à chaque produit/service inscrit sur la facture en utilisant les champs appropriés du document, tels que ceux relatifs à montant, prix, escompte o supplément, code TVA. En cliquant sur leicône d'engrenage, placé en bas de chaque ligne, vous pouvez modifier le produit ou le service, ajouter des données (ex. type de transfert de service, date de début/fin ou référence administrative), dupliquer la ligne o supprimer, en choisissant l'une des options disponibles dans le menu qui s'ouvre.
Également dans l'écran du produit, il y a un levier qui indique si vous remplissez une facture avec prix nets ou bruts. En déplaçant le levier vers la droite ou la gauche, vous pouvez modifier le choix.
Enfin, choisissez si vous souhaitez quitter le Calculatrice automatique ou s'il faut personnaliser les calculs en les modifiant manuellement (en passant à ACTIF ou sur DÉSACTIVÉ le levier correspondant) et poursuivre la procédure en cliquant sur le bouton continuer.
Sur la page qui s'ouvre, vous pouvez ajuster les paramètres liés à Recevabilité de la TVA, fonds de pension e retenues: ces derniers sont configurés selon les préférences indiquées dans la procédure de configuration initiale du service mais, si vous le souhaitez, vous pouvez les modifier.
Par exemple, en cliquant sur le bouton d'édition des champs Fonds de pension e Retenue, vous pouvez également choisir d'utiliser comme assiette fiscale tous les produits/services inclus dans la facture ou seulement certains d'entre eux.
Après avoir apporté des modifications, cliquez sur le bouton continuer et saisissez les informations relatives au paiement, qui mode de paiement (ex : chèque, virement bancaire, carte de crédit, espèces, etc.). Et modalités de paiement (par exemple en plusieurs fois, en totalité ou à l'avance). En cas de paiement en plusieurs fois, un décompte des acomptes sera automatiquement proposé qui pourra être modifié avant de continuer.
Selon le mode de paiement choisi, il peut être nécessaire de renseigner d'autres données telles que, par exemple, banque, escompte de paiement anticipé, pénalité pour retard e code de paiement. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Sauvegarder et continuer aller de l'avant.
Si vous le souhaitez, agrandissez le champ Données de paiement supplémentaires (ci-dessous) et entrez des informations supplémentaires, telles que escompte de paiement anticipé, pénalité pour retard, délai de paiement anticipé e code de paiement.
Cliquez sur le bouton continuer aller de l'avant.
Maintenant, si vous le souhaitez, vous pouvez étendre les champs du données supplémentaires lié à documents connexes, pièces jointes, données de tampon, de l'art. 73 DPR 633/72, remise et supplément, document causal, facture principale, SAL, données du véhicule e données de transport et les activer, en élevant ACTIF le levette relative.
Une fois les différents champs activés, vous pouvez saisir les données qui vous intéressent ou télécharger des pièces jointes (poids max 4 Mo) à l'aide des formulaires et boutons qui apparaissent à l'écran. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton continuer (en bas à droite) pour avancer.
Mission accomplie! Vous avez maintenant votre facture et vous n'avez plus qu'à décider quoi faire, en utilisant l'un des boutons situés en bas à droite : presse pour l'imprimer, Enregistrer dans les brouillons pour l'enregistrer comme brouillon (et l'envoyer plus tard) ou ENVOYER de l'envoyer immédiatement au système ES de l'Agence des revenus et, par conséquent, au destinataire.
Téléchargement de factures
Comme largement dit précédemment, Aruba Electronic Invoicing vous permet également de télécharger des factures externes au format XML, de les vérifier et de les envoyer. Pour cela, accédez à l'écran principal du service et cliquez sur le bouton Télécharger la facture situé dans la barre latérale gauche.
Sur la page qui s'ouvre, cliquez sur le bouton Sélectionner des documents et sélectionnez les factures à télécharger en ligne. Les fichiers jusqu'à 5 Mo sont pris en charge (comme requis par la loi) et plusieurs téléchargements peuvent être effectués pour un maximum de 300 éléments et 30 Mo de poids à la fois. Alternativement, vous pouvez également télécharger des documents en les faisant glisser avec la souris vers la fenêtre du navigateur.
Une fois les factures téléchargées et automatiquement validées, elles seront numérotées et apparaîtront en bas de page, dans une liste pratique : à l'aide de cette dernière, à l'aide des boutons de droite, vous pourrez décider si les enregistrer dans les brouillons, envoie les immédiatement ou supprime-les, voire massivement (agissant ainsi sur plusieurs documents à la fois). Plus facile que ça ?
Réception des factures
pour recevoir des factures via le service de facturation électronique d'Aruba, vous devez enregistrer votre code de destinataire sur le service Factures et paiements de l'Agence du revenu, afin de recevoir toutes les factures à l'adresse électronique définie sur le site Web de l'Agence du revenu.
En enregistrant l'adresse électronique auprès de l'administration fiscale, en effet, ce n'est pas seulement le titulaire du service qui vérifie l'exactitude des données (les fournisseurs pourraient faire des fautes de frappe) mais, dans ce cas, il ne sera même plus nécessaire de communiquer à le propre code du fournisseur : la facture émise arrivera toujours et dans tous les cas sur l'application web.
Alternativement, vous pouvez communiquer le vôtre code destinataire à tous ceux qui doivent vous envoyer une facture sous format électronique. Le code destinataire d'Aruba est KRRH6B9 et vous pouvez le trouver dans le menu Configuration> Recevoir des données accessible depuis la barre latérale gauche. L'émetteur de la facture doit donc saisir le code destinataire KRRH6B9 dans le champ approprié de chaque XML pour que vous receviez correctement les documents.
Une fois reçues, les factures peuvent être consultées dans Aruba Electronic Invoicing en sélectionnant l'article Factures reçues dans la barre latérale gauche et en cliquant sur le bouton Voir mis en correspondance de chacun d'eux. De plus, en utilisant les champs de texte situés sous les en-têtes de chaque colonne (ex. Date de réception, Numéro o Canard moyen), vous pouvez filtrer rapidement les factures pour trouver celles qui vous intéressent.
La possibilité d'exporter une ou plusieurs factures vers PDF o XML, même massivement, en cochant les cases appropriées et en choisissant une des options disponibles dans le menu actes (en haut à gauche).
En cliquant plutôt sur le bouton Importer les factures reçues vous pouvez importer des factures déjà transitées par SDI et reçues via PEC, Invoice and Fee Portal ou d'autres logiciels vers votre service de facturation électronique. Les fichiers doivent être au format .XML ou .P7M (également contenus dans les archives zip).
Pour que l'importation soit réussie, il est nécessaire de télécharger le fichier de facture et les fichiers de métadonnées associés (généralement identifiés dans le nom du fichier avec l'abréviation MT, métaDato, métadonnées ou informations_associées_).
Gestion des factures
Si vous avez décidé de sauvegarder les projets de factures avant de les envoyer, vous pouvez y accéder en sélectionnant simplement l'article Brouillons dans le menu latéral d'Aruba Electronic Invoicing.
A partir de la page qui s'ouvre, vous pouvez alors cliquez sur la ligne de brouillon pour voir sonavant-première ou choisissez si modificare, eliminare, en double o envoyer les brouillons en cliquant sur les boutons qui leur correspondent (à droite dans le menu actes). Si, en revanche, vous souhaitez télécharger les documents en tant que PDF o XML, vous devez cliquer sur les icônes relatives présentes avant les boutons mentionnés ci-dessus.
Pour effectuer la même opération sur plusieurs factures en même temps, cochez les cases appropriées et sélectionnez l'une des options disponibles dans le menu Actions en haut à gauche.
Une fois envoyées, les factures sont toutes conservées conformément à la loi et deviennent accessibles par voie vocale Factures envoyées présent dans le menu latéral d'Aruba Electronic Invoicing.
Modification des données et des paramètres
Vous souhaitez modifier certains paramètres relatifs au fonds de pension ou au régime fiscal ? Vous souhaitez ajouter de nouveaux clients, produits ou services à votre base de données sans commencer la création d'une nouvelle facture ? Pas de problème : Aruba Electronic Invoicing vous permet de modifier toutes les préférences définies lors de la phase de configuration initiale du service et de personnaliser la liste des clients, produits et services de manière très simple.
Si vous souhaitez modifier les paramètres liés à la régime fiscal, To 'Recevabilité de la TVA, La fonds de pension ou à considéré, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l'icône d'engrenage en haut de la page d'accueil et de sélectionner l'élément Profil de facturation> Profil fiscal depuis la barre latérale gauche, accédez à la fiche d'information à modifier et ajustez les préférences de votre intérêt. Une fois les modifications terminées, cliquez sur le bouton Sauver pour tout sauver.
Si, par contre, vous souhaitez modifier les données du cédant / prêteur, sélectionnez la voix Profil de facturation> Données de base depuis le menu icône d'engrenage, allez sur la carte dédiée au cédant/prêteur ou au gestionnaire de stockage et cliquez sur le bouton Modification pour appliquer les modifications souhaitées. Une fois l'opération terminée, cliquez sur le bouton Sauver pour tout sauver.
De nombreux autres paramètres (affichage des prix, options d'impression pdf, gestion des alertes par e-mail et e-mail certifié, agenda, suggestions de compilation, etc.) peuvent être modifiés en sélectionnant, toujours dans le menu des paramètres en forme d'engrenage, l'élément Général, tandis que de la section Collaborations vous pouvez vérifier vos connexions avec les comptables et les comptes Premium et ajouter d'autres procurations.
Pour modifier la liste des clientèle, fournisseurs, produire, banques, paiements, Codes TVA e unité de mesure, sélectionnez l'option Données personnelles dans la barre latérale gauche et choisissez l'un des éléments qui apparaissent ci-dessous. Procédez ensuite à la modification ou à l'ajout de nouveaux éléments comme expliqué dans la section du tutoriel dédiée à la création de factures (puis en cliquant sur le bouton Ajouter un nouveau et en remplissant le formulaire qui vous est proposé) et c'est tout.
Enfin, je précise qu'en accédant au menu Communication financière (à nouveau via la barre latérale de facturation électronique d'Aruba), vous pouvez télécharger des communications financières au format P7M dans votre base de données, afficher les données de facturation et ceux de Décomptes TVA.
Comment utiliser la facturation électronique Aruba à partir de smartphones et de tablettes
La facturation électronique d'Aruba est également disponible sous forme d'application pour smartphones et tablettes. En téléchargeant leApplication de facturation électronique Aruba pour Android ou iOS / iPadOS, vous pouvez en effet avoir vos factures électroniques toujours à portée de main, avec la possibilité de créer, envoyer, recevoir, gérer et stocker des factures électroniques comme vous le faites depuis l'application Web.
Pour télécharger l'application, il vous suffit de la rechercher dans la boutique de votre appareil et de la sélectionner dans les résultats de la recherche (ou de visiter les liens que je viens de fournir), puis d'appuyer sur le bouton Installer / Obtenir. Si vous utilisez un appareil Apple, il peut vous être demandé de vérifier votre identité avec Face ID, Touch ID ou le mot de passe Apple ID.
Une fois le téléchargement terminé, ouvrez l'application, acceptez le conditions d'utilisation e Se connecter avec votre compte. Une fois cela fait, vous pouvez créer une nouvelle facture en cliquant simplement sur le bouton (+) situé en bas à droite et en insérant i données de document sous la forme appropriée (avec possibilité de sélectionner le client dans la liste de ceux stockés) ; continuer vous pouvez en ajoutant produits et services et, enfin, e-mail la facture en appuyant sur le bouton approprié.
De manière tout aussi simple, vous pourrez visualiser les factures reçues (avec des notifications push qui vous informeront de leur arrivée), gérez les données personnelles des clients et des fournisseurs, la liste des produits et services, partagez des documents avec le comptable et les clients via les autres applications de votre appareil et choisissez comment gérer les factures. Vous pouvez accéder à toutes les fonctions via le menu pratique ☰ en haut à gauche. Plus d'infos ici.
Pour plus d'informations
Si, à ce stade du tutoriel, vous avez encore des doutes sur le fonctionnement de la facturation électronique Aruba, je vous recommande vivement de consulter le guide officiel du service : à l'intérieur, vous trouverez un aperçu complet de ce qu'est la facturation électronique et des solutions. offres d'Aruba. Pour accéder aux différentes sections, il vous suffit de cliquer sur les éléments appropriés situés dans la barre latérale gauche.
D'autres ressources très utiles, que je vous recommande de consulter, sont la section "Foire aux questions" du site Aruba (dans laquelle on trouve des réponses aux questions les plus fréquemment posées par les utilisateurs du service liées à la facturation électronique), la chaîne YouTube avec des didacticiels vidéo qui illustrent le fonctionnement d'Aruba Electronic Invoicing et le magazine Aruba, qui contient à la place de nombreuses nouvelles intéressantes liées au monde de la facturation électronique.
Si vous avez besoin d'assistance, vous pouvez vous connecter à la page d'assistance d'Aruba, où vous pouvez trouver un formulaire pour demander de l'aide pour un service que vous avez acheté (dans lequel saisir les données de votre compte, puis cliquez sur le bouton Nouvelle requête) et un formulaire pour recevoir des informations sur un nouveau service qui vous intéresse (auquel vous pouvez accéder en cliquant sur le bouton Demande d'information).
Article créé en collaboration avec Aruba.
Comment fonctionne la facturation électronique d'Aruba
