Guide d'utilisation de Google Drive / Docs en tant qu'expert

Guide d'utilisation de Google Drive / Docs en tant qu'expert La plateforme Google Drive n'est pas seulement utile pour stocker des photos et des vidĂ©os en ligne (comme tout autre service cloud), mais elle peut devenir une vĂ©ritable suite bureautique complĂšte, fonctionnant en ligne, hors ligne et en collaboration. À cela nous ajoutons que tout est offert gratuitement, ce qui en fait une solution pratique pour ceux qui ne veulent pas payer cher pour profiter de la plateforme Microsoft, Ă  savoir Office 365. Dans ce guide, nous avons rassemblĂ© toutes les astuces d'experts pour mieux utiliser Google Drive et Google Docs dans leurs fonctions les plus cachĂ©es et les moins utilisĂ©es. La plate-forme n'est peut-ĂȘtre pas encore un remplacement complet de Microsoft Office, mais elle s'est tellement amĂ©liorĂ©e qu'elle peut ĂȘtre utilisĂ©e en production sans sacrifice particulier.
Le guide sera divisé en deux parties : dans l'une, nous rassemblerons tous les Trucs et astuces Google Drive, dans l'autre je conseils d'experts pour l'utilisation de Google Docs.

A LIRE AUSSI: De meilleures astuces pour Ă©crire avec Google Docs Ă  son meilleur

Index Articolo



Astuces pour Google Drive

Dans cette partie du guide, nous vous montrerons les conseils les plus utiles pour utiliser la plate-forme cloud Google Drive comme de vrais professionnels, en nous concentrant sur le partage de fichiers, la publication de fichiers et d'autres aspects collaboratifs de la plate-forme.

Partager un fichier ou un dossier


Une fois que nous avons tĂ©lĂ©chargĂ© le fichier ou le dossier dans le cloud, nous pouvons le partager avec nos amis et collĂšgues. Pour partager sur Google Drive, ouvrez simplement votre page cloud personnelle, faites un clic droit sur le fichier ou le dossier puis cliquez sur Partager sur les mĂ©dias sociaux. Depuis la fenĂȘtre qui s'ouvre, nous entrons les adresses e-mail de nos collĂšgues et amis, afin qu'ils puissent accĂ©der au fichier pour le lire, le modifier ou le tĂ©lĂ©charger (en fonction des autorisations que nous fournirons).

Recherche par types de fichiers

En ouvrant Google Drive, dans l'interface principale du site, nous cliquons sur la pointe de flÚche à l'intérieur du champ de recherche en haut pour rendre la recherche trÚs spécifique, afin de choisir d'afficher uniquement les fichiers d'un certain type, leurs autorisations et leur visibilité en ligne.

Trier les fichiers

Sur le cÎté droit de l'interface du site Google Drive on trouve le bouton pour changer la vue des fichiers, afin de pouvoir les trier par le plus récent ou par le plus lourd ou par le dernier modifié à l'aide des colonnes spécifiques ( au-dessus des fichiers).
Pour commander des fichiers spĂ©cifiques, nous pouvons Ă©galement utiliser les menus sur le cĂŽtĂ© gauche de l'interface : Mon Drive, Ordinateur, PartagĂ© avec moi, RĂ©cent, Suivi et Corbeille (oĂč l'on trouve les fichiers supprimĂ©s).

Aperçus multiples

Sans ouvrir chaque fichier, nous pouvons prĂ©visualiser plusieurs fichiers en mĂȘme temps, simplement en cliquant avec le bouton droit sur le fichier ou le dossier et en utilisant le bouton avant-premiĂšre (le symbole de l'oeil). À l'aide des touches du curseur ou des flĂšches sur les cĂŽtĂ©s, nous pouvons ainsi naviguer dans le contenu sans avoir Ă  l'ouvrir ou Ă  le tĂ©lĂ©charger.

Ajoutez Google Drive au bureau de votre PC

Si vous utilisez beaucoup Google Drive, nous pouvons nous assurer que les fichiers créés ou enregistrés en ligne sont également disponibles sur votre PC de maniÚre synchronisée. Le client Google Drive est téléchargeable depuis la page officielle en prenant soin de sélectionner l'installateur Sauvegarde et synchronisation.
L'application de bureau Google Drive vous permet Ă©galement d'utiliser la plate-forme comme service de sauvegarde en ligne pour les fichiers locaux.
Vous pouvez choisir des dossiers spécifiques à synchroniser pendant que vos fichiers de document sont affichés sous forme de liens Web, à moins que vous ne choisissiez de les convertir en documents Office.

Gestion des piĂšces jointes

Avec Drive, nous pouvons gérer les piÚces jointes Gmail, afin de les enregistrer directement dans le cloud sans avoir à les télécharger sur votre PC. Ceci est trÚs utile si nous accédons temporairement à un PC d'entreprise ou public et que nous ne voulons pas laisser traßner des piÚces jointes importantes. De retour à la maison, nous trouverons la piÚce jointe de l'e-mail dans notre Google Drive, à la fois sur smartphone et sur PC.

Applications Google Drive

Dans Google Drive, vous pouvez non seulement tĂ©lĂ©charger des fichiers depuis votre ordinateur, mais vous pouvez Ă©galement en crĂ©er de nouveaux Ă  partir de zĂ©ro. Comme mentionnĂ©, vous pouvez crĂ©er des documents avec les applications Google Docs ou encore plus Ă  l'aide d'applications externes qui s'intĂšgrent Ă  Google Drive. Par exemple, vous pouvez crĂ©er un fichier de code HTML, une vidĂ©o, un dessin, une feuille de texte brut, un fax ou tout ce que vous voulez. Beaucoup de ces applications sont disponibles dans le Chrome Web Store ou peuvent ĂȘtre ajoutĂ©es en appuyant sur le bouton ParamĂštres Ă  droite de l'interface principale.
Dans un autre article, nous avons vu les meilleures applications pour Google Drive qui, il faut le rappeler, ne fonctionnent qu'en utilisant Chrome comme navigateur.

Astuces pour Google Docs

Dans cette partie du guide, nous allons vous montrer les astuces pour tirer le meilleur parti des fonctionnalitĂ©s de Google Docs au sein de la plateforme Drive. La plupart des commandes affichĂ©es peuvent Ă©galement ĂȘtre utilisĂ©es sur Drive, car elles font finalement partie de la mĂȘme plate-forme (en fait, Docs est une extension de Drive pour gĂ©rer les documents bureautiques dans le cloud).

Google Docs hors connexion


Comme dĂ©jĂ  Ă©crit dans le passĂ©, les applications Google Docs peuvent ĂȘtre utilisĂ©es mĂȘme sans connexion Internet en les installant comme applications Chrome sur notre PC, afin de pouvoir remplacer gratuitement Microsoft Office dans la gestion des fichiers DOC, XLS et PTT .
Pour savoir comment faire, nous vous référons à la lecture de notre guide Google Drive Offline pour ouvrir des documents sans Internet.

Scannez des documents depuis votre mobile

L'application Google Drive vous permet de transformer des documents papier en documents numériques, grùce à la fonction spéciale OCR. Pour l'activer, appuyez simplement sur la touche + et choisissez de créer un Nouveau document à partir d'une photo.
Si nous voulons en savoir plus sur ce sujet, nous vous recommandons de lire le guide de numérisez des documents en PDF à l'aide de l'appareil photo de votre téléphone portable.

Écriture vocale


Si nous avons l'intention d'écrire un document en dictant les mots avec la voix, nous pouvons utiliser la fonctionnalité d'écriture vocale, en cliquant sur le haut instruments et par la suite sur Saisie vocale.
Evidemment, un micro est nécessaire pour fonctionner (celui inclus dans les webcams est bien aussi, mais il faudra se placer prÚs de la caméra).

Écriture


comment dans Gmail, mĂȘme dans Google Drive, vous pouvez Ă©crire Ă  la main avec la souris, en installant une extension particuliĂšre sur Google Chrome.
Cette fonctionnalitĂ© peut ĂȘtre trĂšs utile pour signer des documents sans avoir Ă  les imprimer et les scanner Ă  chaque fois, mais elle nĂ©cessite une certaine dextĂ©ritĂ© avec la souris (il n'est pas du tout facile de signer en dĂ©plaçant simplement la souris).

Utiliser la fonction OCR dans le texte

Avec Google Drive, vous pouvez utiliser la reconnaissance optique de caractĂšres (OCR) pour analyser le texte des fichiers PDF et des images afin de les convertir en un document standard modifiable.
De cette façon, vous pouvez, par exemple, numériser un livre, puis le copier dans un document que vous pouvez modifier.
Pour en savoir plus sur cette fonctionnalité, nous vous référons à la lecture de notre guide sur la façon d'extraire du texte d'un PDF ou d'une image avec Google Docs.

Copier la touche Format


Il pulsatoire Formater la copie il est prĂ©sent sur la barre d'outils dans toutes les principales applications Google Docs et peut ĂȘtre utilisĂ© pour copier le format d'un bloc de texte Ă  un autre.
C'est l'une des fonctions les plus importantes de Microsoft Office qui ne pouvait pas manquer dans une suite de programmes de création de documents.

Définir les styles de texte par défaut

Il s'agit également d'une fonction de base de Word, désormais également incluse dans Google Docs, avec un menu déroulant dans lequel vous pouvez choisir les styles de police prédéfinis et un menu d'options pour les modifier et enregistrer de nouveaux styles autres que ceux par défaut.

Cherche le lien


Si vous devez rédiger un document avec des liens hypertextes, surlignez le mot tel que "Navigaweb", faites un clic droit et appuyez sur Lien pour ajouter le lien vers le bon site, recherché automatiquement par l'application.

Glisser-déposer des images


Pour ajouter une image dans un document, il suffit de la faire glisser avec la souris d'un dossier ou d'un autre site Web vers l'interface Web de l'application Google Drive.

Traduire des documents


Vous pouvez profiter de la puissance de Google Translate et obtenir des documents traduits rapidement via l'option de menu Outils -> Traduire le document, qui permet une traduction bidirectionnelle de 46 langues différentes.

Changer les thĂšmes des diapositives


Les thÚmes de présentation sont trÚs similaires à ceux de Microsoft Powerpoint, pour créer immédiatement la bonne mise en page de présentation. La possibilité de changer le thÚme actuel depuis le menu est trÚs récente Slide.

Tableaux de disposition


L'application Google Docs ne dispose pas des outils de conception les plus avancés, mais vous pouvez utiliser des tableaux pour créer différents types de mises en page. Depuis le menu table vous pouvez créer un réseau cellulaire invisible dans lequel écrire pour formater le texte différemment.

Mise en forme conditionnelle dans les feuilles de calcul


Les capacités et la portée des applications Web Google Docs sont de plus en plus étendues grùce au menu Largeur que dans l'App of Worksheets, l'équivalent d'Excel, vous permet de créer un format conditionnel afin de colorer différemment le texte dans les cellules en fonction de la valeur qu'elles ont.

Publier des fichiers sur un site Web intégré

Cette fonctionnalitĂ© unique de Google Docs vous permet d'intĂ©grer un document dans un site ou une page Web en copiant simplement le code IntĂ©grer, comme vous le feriez avec les vidĂ©os Youtube. Le code peut ĂȘtre obtenu Ă  partir du menu Fichier -> Publier sur le Web.

conclusions


Dans ce guide rapide, nous vous avons montrĂ© toutes les fonctions expertes disponibles sur Google Drive et Google Docs, afin que vous puissiez commencer Ă  utiliser la plate-forme proposĂ©e par Google comme il se doit. Office n'est peut-ĂȘtre pas complĂštement remplacĂ©, mais nous pouvons l'utiliser pour modifier et lire des documents Ă  la volĂ©e.

Si nous sommes passionnés par la musique en streaming, nous pouvons également utiliser Drive comme entrepÎt pour nos fichiers, afin de pouvoir les lire depuis des smartphones ou d'autres PC, comme expliqué dans notre guide sur Comment écouter de la musique enregistrée sur Drive.
Si, en revanche, nous devons intégrer les notes enregistrées dans Google Keep dans Google Docs ou Drive, nous pouvons utiliser les étapes décrites dans le guide sur Comment intégrer Google Keep à Google Docs réussir.

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